Deze Privacy Policy is ingegaan op 15 februari 2021 en is van toepassing op de volgende entiteiten: Boardtrust B.V., KvK-nummer 76372626, hierna aangeduid met Boardtrust.
In deze Privacy Policy laat Boardtrust zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen haar stakeholders, kandidaten, opdrachtgevers, medewerkers en Boardtrust.
Boardtrust heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar Boardtrust actief is. Boardtrust is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van haar stakeholders en andere betrokkenen. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.
- Wetgeving en definities
Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en is de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), inwerking getreden, samen met de uitvoeringswet (UAVG). De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):
Betrokkene:
De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerkingsverantwoordelijke:
Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker:
De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens:
Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Data Privacy Impact Assessment (DPIA).
Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
- Reikwijdte
Deze Privacy Policy is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Boardtrust.
- Verantwoordelijke
Boardtrust is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens.
Indien wij externe partijen inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens en wij het doel en de middelen van die verwerking bepalen, sluiten wij met deze externe partijen een verwerkersovereenkomst.
- Doeleinden (Artikel 5, AVG) en Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
Boardtrust verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het uitvoeren van werving- en selectiewerkzaamheden;
- E-mail marketing;
- Het voldoen aan de wettelijke verplichting in het kader van externe verantwoording;
- De uitvoering van een wettelijke verplichting in het kader van de personeels- en salarisadministratie;
- De beantwoording van uw reacties via het online invulformulier.
Boardtrust verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor bovengenoemde doeleinden.
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met de in artikel 6 van de AVG genoemde rechtmatige grondslagen:
- Uitvoering overeenkomst;
- Wettelijke verplichting;
- Toestemming.
Boardtrust kan voor zover dit toegestaan is op basis van de toepasselijke Europese of nationale regelgeving, de persoonsgegevens uitwisselen met aan haar gelieerde ondernemingen, en andere organisaties, die ook buiten de EER (Europese Economische Ruimte) gevestigd kunnen zijn, een en ander voor de doeleinden zoals genoemd in dit het Privacy Policy.
- Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)
Boardtrust informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan Boardtrust geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Boardtrust met persoonsgegevens om zal gaan.
- Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
- Inzagerecht;
- Recht op rectificatie;
- Recht op vergetelheid;
- Recht op beperking van de verwerking;
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- Recht op bezwaar;
- Recht op intrekken van toestemming.
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Mogelijk vragen wij u zich te identificeren alvorens wij het verzoek in behandeling nemen. Boardtrust heeft één maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen één maand zal Boardtrust laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Boardtrust, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
- Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie. Boardtrust maakt geen gebruik van profilering.
- Plichten van Boardtrust
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Boardtrust is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Boardtrust de verwerkingsverantwoordelijke en/of de verwerker is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt.
Beveiliging van de verwerkingen (artikel 32, AVG)
Boardtrust gaat uiterst zorgvuldig met de persoonsgegevens om en draagt, tezamen met eventuele verwerkers, zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van haar bestanden waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Boardtrust dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Boardtrust dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Boardtrust voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
- Bewaartermijnen
Ten aanzien van het bewaren van persoonsgegevens hanteert Boardtrust de wettelijk vastgestelde termijnen.
Indien Boardtrust persoonsgegevens van opdrachtgevers heeft ontvangen wordt de bewaartermijn in samenspraak met haar opdrachtgever vastgesteld. In aanvulling hierop gelden nog een aantal specifieke bewaartermijnen:
- Wanneer u contact met ons opneemt via ons contactformulier, moeten wij contact met u op kunnen nemen. Deze gegevens bewaren wij zolang het noodzakelijk is, afhankelijk van het doel van de contactaanvraag, maximaal 2 jaar.
- Als u zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren wij deze toestemming 5 jaar lang. Ook als u op een gegeven moment beslist dat u de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, bewaren wij het intrekken van uw verzoek. We gebruiken uw gegevens alleen anoniem, voor interne rapportages.
- De gegevens die wij verzamelen door middel van Cookies (zoals Google Analytics) bewaren wij 26 maanden. Met deze gegevens kunnen wij uw ervaringen op onze website optimaliseren en uw voorkeuren bijhouden.
- Privacy Officer
Omdat wij als Boardtrust privacy serieus nemen hebben wij een Privacy Officer aangesteld. U kunt de Privacy Officer bereiken via onderstaande contactgegevens.
- Afsluiting
Externe links
Deze website kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacyverklaring op deze websites.
Cookies
Sinds 1 juni 2012 is een nieuwe Telecommunicatiewet van kracht, beter bekend als de Cookiewet. Deze wet stelt beperkingen en voorwaarden aan websites voor het gebruik van o.a. cookies. Een cookie is een klein bestandje dat bij het bezoek aan een website meegestuurd kan worden en opgeslagen wordt op het apparaat van de bezoeker. Er wordt onderscheid gemaakt tussen functionele en niet-functionele cookies. De niet-functionele cookies vallen onder de Cookiewet, en voor het gebruik hiervan moet de website-eigenaar toestemming vragen aan de bezoekers van de website.
Boardtrust maakt gebruik van functionele en analytische cookies.
Via de website van Boardtrust wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.
De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De Informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Indien u onze website bezoekt kunt u aangeven of uw toestemming geeft voor het gebruik van analytische cookies.
Wijziging van de Privacy Policy
Indien Boardtrust een wijziging aanbrengt in deze Privacy Policy zullen wij dit kenbaar maken op onze website en in onze nieuwsbrief.
Verwerking persoonsgegevens minderjarigen
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens, dan verwijderen wij deze informatie.
Vragen, opmerkingen of klachten
Wanneer u vragen heeft die niet in deze Privacy Policy zijn beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan, of wanneer u gebruik wilt maken van uw rechten dan kunt u ons dit laten weten door een brief te sturen naar Boardtrust B.V., Rhijngeesterstraatweg 58, 2341 BV Oegstgeest onder vermelding van ‘Privacy’, of per e-mail naar info@boardtrust.nl.