Onze kijk op Executive Search

Executive Search komt in allerlei soorten en maten. Zowel de uitvoering als de kijk op wat wij zien als een vak is niet voor iedereen hetzelfde. Zowel verschillende bureaus als opdrachtgevers blijken hier niet altijd hetzelfde naar te kijken. Daarom delen we in dit artikel graag onze kijk op Executive Search met u.

Aandacht & Garantie.

Soms is het aantrekken en aanstellen van management een simpel proces van vraag en antwoord. Het is duidelijk wat er nodig is, de organisatie is er klaar voor en het is een kwestie van kiezen welke kandidaat, die vervolgens snel en geruisloos met zijn/haar kennis en ervaring de directie en organisatie verrijkt. Vacature – kies – go, zeg maar. Negen van de tien keer leent de situatie zich hier helaas niet voor. Een nieuwe man of vrouw aan boord halen heeft impact op alle niveaus: individueel, team, organisatie en in sommige gevallen ook de familie. Dat vergt aandacht, voor wat er zichtbaar en onzichtbaar speelt. Echt luisteren naar wat gezegd wordt én horen wat niet gezegd wordt en dat eerlijk maar liefdevol bespreekbaar maken bij de verschillende stakeholders. Dat is een uitdaging en vergt aandacht. De begeleiding van management aannemen doen we graag, goed en vaak. We delen in deze bijdrage onze best practices zodat u – wanneer u bezig bent met een dergelijk proces – ook zelf de kwaliteit en voortgang kunt bewaken.

De unieke context van DGA- en familiebedrijven.

De context waarin wij dit soort processen begeleiden, is het aannemen van extern management in DGA- en Familiebedrijven. Onder extern management verstaan wij de verrijking van het management team met iemand van buiten de organisatie of familie. Wij helpen om extern management succesvol aan boord te brengen. Wij onderscheiden drie fasen: begrijpen, benoemen en borgen. Alle drie van even groot belang voor een succesvolle en duurzame benoeming van een manager. En alle drie met hun eigen aandachts- en actiepunten. Weten wat te doen op welk moment, daar gaat het om.

Drie fasen van Boardtrust Executive Search.

1. Begrijpen (advies)
2. Benoemen (proces en begeleiding)
3. Borgen (garantie & vinger aan de pols)

1. Begrijpen; een goed begin is het halve werk.

Aan de hand van persoonlijke gesprekken en met de S-curve onder de arm onderzoeken we in gesprek met de opdrachtgever hoe zaken ervoor staan. Waar staat de organisatie, waar is deze aan toe en waar is de ondernemer aan toe. Soms is dat eerst een heisessie, een strategie dag of teamcoaching. Dat faciliteren we ook. Soms zijn die randvoorwaarden al helder en zoomen we in op de organisatie en haar behoefte. Daarbij zijn we beducht op het slaapmiddel dat succes kan zijn en kijken we niet alleen naar de onderneming en haar resultaat maar ook naar de markt en de potentie en of dat in gelijke tred samenkomt. Waar blinkt de organisatie in uit? Waar wordt veel tijd aan besteed? Waar komt men maar niet aan toe wat wel zou moeten? Wat voelt eigenlijk niet als werken? Wat wel, maar ‘hoort helaas ook bij het werk’? Aan de hand van dergelijke vragen bepalen we in welke fase de organisatie zit en waar de directeur/opdrachtgever zichzelf bevindt op dit moment. Is dat ook waarin hij/zij floreert? Heeft de organisatie nog even te gaan in deze fase of lonkt de volgende al? Welke capaciteiten zijn daarvoor in huis en wat moet de nieuwe man/vrouw meebrengen? Dit gesprek voeren we daarna ook met de andere stakeholders, zodat we een volledig beeld krijgen van de situatie, de vraag en de mogelijke oplossing.

Een goed begin is het halve werk, de tijd die hierin geïnvesteerd wordt aan het begin van het proces, wordt bij het starten van de nieuwe manager/directeur dubbel en dwars ingehaald. De kandidaat moet voldoende in huis hebben om aan te kunnen sluiten bij de huidige fase, maar ook genoeg meebrengen voor de volgende fase en de directie verrijken met de daarvoor benodigde competenties. Zo maakt hij/zij het realiseren van de volgende fase van groei (sneller) mogelijk.

2. Benoemen; structuur als bewaker van kwaliteit.

Goede kandidaten dienen zich soms spontaan aan. De neiging is dan meteen te schakelen. Of soms is het verleidelijk om gezien de drukke agenda’s sommige stappen over te slaan of sommige mensen pas later in het proces te betrekken. Begrijpelijk, ook wij zijn daar in het verleden in mee gegaan. Maar al doende leert men. Ook wij. Door deze fase te structureren, alle stakeholders te betrekken bij alle fasen en geen stappen over te slaan win je uiteindelijk – zowel in tijd als in kwaliteit. Hieronder beschrijven we de twee belangrijkste aandachtspunten van deze fase. Aandachtspunten die simpel lijken, maar waarin men in de praktijk echter vaak wordt uitgedaagd om ze daadwerkelijk na te leven.

1. Zorg voor één proces voor alle kandidaten, ook als je al een voorkeur hebt. Het zal niet de eerste keer zijn dat de kandidaat die op papier en qua aanbeveling de absolute favoriet leek in de gesprekken wordt overschaduwd uit onverwachte hoek.
2. Er zijn een aantal ankerpunten in het proces, leg deze momenten vroegtijdig vast en zorg dat alle key stakeholders bij deze stappen betrokken zijn. Het zorgt voor eenheid en structuur in het proces en voorkomt verschillende tijdlijnen voor individuele kandidaten. De ankerpunten in een gefundeerd proces zijn:
   • De longlist, om te ontdekken of we allemaal op dezelfde koers zitten en om het profiel eventueel nog wat aan te scherpen.
   • Kennismakingsgesprekken om te verkennen of de kandidaten die op papier interessant lijken ook in persoon zouden kunnen passen.
   • De shortlist, het moment om aan de besluitvormers de kandidaten die passen, kunnen én willen voor te leggen – met wie gaan we verder in gesprek?
   • De eerste en tweede ronde gesprekken met de gekozen shortlist kandidaten. Hebben sommigen weinig ervaring met het voeren van dit soort gesprekken, zorg dan voor gespreksduo’s of begeleiding om te voorkomen dat het talent en de potentie er in het gesprek niet uit komt. Het lijkt simpel, maar vergeet niet dat de andere kant van de tafel vaak ook al jaren niet heeft gesolliciteerd.

3. Borgen; het venijn zit in de staart.

Het succesvol benoemen van een manager/directeur valt of staat met het goed laten landen. Daar hebben beide partijen een rol in. De één heeft ruimte te maken, de ander ruimte te nemen. Dat gaat niet altijd vanzelf. Het is onze ervaring dat dit met name in het begin soms hobbelig kan zijn of kan gaan schuren en dat geeft niks want het hoort er echt bij. Het is zoeken waar of wanneer een stap terug te doen en hoe of wat naar zich toe te trekken op het juiste moment. Heb aandacht voor zowel ratio als gevoel in dit proces. Het mag logisch lijken dat een operationeel directeur de interne leiding op zich neemt. Voor een ondernemer die dit 20 jaar zelf heeft gedaan is dat rationeel prima en tegelijkertijd gevoelsmatig enorm wennen. De vraag “wie ben ik dan nog en wat ga ik dan doen?” wordt ons geregeld gesteld. Na het maken van de match is ons werk namelijk nog niet afgelopen. Onze opvatting van Executive Search is dat het onze verantwoordelijkheid is een blijvende match te maken. Die werkt voor alle partijen. Omdat we geloven dat we dan pas echt goed ons werk hebben gedaan geven we garantie. Twaalf maanden lang blijven we betrokken. Gaat het toch mis, dan beginnen we – kosteloos – opnieuw. Dat betekent ook dat we na de benoeming betrokken blijven. Op vaste momenten zoeken we contact. Met zowel de kandidaat als de opdrachtgever. Om te horen hoe het gaat, te helpen, te begeleiden en soms ook in te grijpen. Kandidaat en opdrachtgever doen het (vaak) voor het eerst, wij elke dag. Onze ervaring en de ervaring van andere ondernemers, ondernemingen en externe managers nemen wij mee in de begeleiding in de eerste twaalf maanden.

Soms hoort daar ook het inrichten van een Raad van Advies bij. Het binnenlaten van een extern directeur is in sommige gevallen een transitie die niet onderschat moet worden. Een RvA kan daarbij helpen, de Haarlemmerolie zijn waar nodig en de organisatie, ondernemer en directeur begeleiden naar de volgende fase van groei.

Met persoonlijke aandacht en met ziel en zaligheid begeleiden we mensen door deze drie fasen heen. Daarover gaat voor ons Executive Search. Geen transactionele business maar advies en persoonlijke aandacht. Dat kost soms meer tijd dan vooraf begroot, maar dat is een investering die we graag doen. In de dankbaarheid die dat tot gevolg heeft zit immers de beloning van ons werk.

Auteur: Femke Storm, femke@boardtrust.nl