Dit zijn de Algemene Voorwaarden van Boardtrust die betrekking hebben op de afspraken tussen de opdrachtgever (hierna te noemen “de opdrachtgever”) en Boardtrust en al haar dochtermaatschappijen (hierna te noemen “Bt”). Deze voorwaarden hebben betrekking op het werven, selecteren en introduceren van kandidaten door Bt aan de opdrachtgever ten behoeve van de invulling van een positie bij de opdrachtgever dan wel voor een interim oplossing. Tevens hebben de voorwaarden betrekking op de overige producten, dienstverlening en/of adviezen die Bt aan de opdrachtgever verleent in het kader van organisatieadvies en -ontwikkeling. Deze voorwaarden zijn eveneens van toepassing op search opdrachten voor leden voor een Raad van Advies of Raad van Commissarissen .
ARTIKEL 1. DEFINITIES
1.1. Opdracht: de overeenkomst met betrekking tot de opdracht tussen Bt en de opdrachtgever, op grond waarvan Bt zich inspant om een of meerdere kandidaten voor een dienstbetrekking of tijdelijke oplossing te introduceren bij de opdrachtgever dan wel om de organisatie of het management te ondersteunen in haar ontwikkeling.
1.2. Functie- en kandidatenprofiel: de door Bt, in samenwerking met de opdrachtgever op te stellen omschrijving van een in de organisatie van de opdrachtgever te vervullen functie, alsmede de eisen waaraan een kandidaat voor het invullen van deze functie dient te voldoen.
1.3. Kandidaat: een door Bt geworven en geselecteerde persoon die in het kader van een door de opdrachtgever aan Bt verstrekte opdracht bij de opdrachtgever wordt geïntroduceerd, alsook de persoon die in het kader van de aan Bt verstrekte opdracht door de opdrachtgever bij Bt (uit eigen netwerk of gelederen) wordt aangedragen om deel te nemen aan het executive searchproces door Bt.
1.4. Overige producten, dienstverlening en/of advies: alle door Boardtrust aangeboden interventies anders dan het werven, selecteren en introduceren van kandidaten.
ARTIKEL 2. WERKINGSSFEER
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle proposities, opdrachten en overeenkomsten van Bt, met betrekking tot het op exclusieve basis werven en selecteren van personeel, gericht op het aangaan van een dienstverband dan wel andere langdurige of tijdelijke contractuele verbintenis met de opdrachtgever en daaraan gelieerde consultancy activiteiten en dienstverlening, evenals op alle overige dienstverlening gericht op het ondersteunen van een organisatie of het management in haar ontwikkeling.
ARTIKEL 3. GELDIGHEIDSDUUR OFFERTE
Een door Bt gedaan voorstel tot werving, selectie en introductie van kandidaten dan wel andere producten, dienstverlening of advisering blijft tot maximaal twee maanden na de datum van de offerte van kracht.
ARTIKEL 4a. OMSCHRIJVING SEARCH OPDRACHT EN WIJZIGING DAARVAN
4.1. Bt stelt in samenwerking met de opdrachtgever de inhoud van de opdracht vast. Bij een executive search opdracht geldt de opdrachtbevestiging, in combinatie met het gezamenlijk overeengekomen functie- en kandidatenprofiel, als grondslag voor de opdracht aan Bt.
4.2. Significante wijziging van het functie- en kandidatenprofiel tijdens de opdrachtvervulling wordt beschouwd als het intrekken van de opdracht (zie artikel 11.1.) en het verstrekken van een nieuwe executive search opdracht, waarbij opdrachtgever gehouden is aan vergoeding aan Bt van het volledige honorarium conform de daartoe opgestelde overeenkomst.
ARTIKEL 4b. OMSCHRIJVING INTERIM OPDRACHT
4.3. Bt stelt in samenwerking met de opdrachtgever de inhoud van de tijdelijke opdracht vast. Bij een interim opdracht geldt de opdrachtbevestiging, in combinatie met het gezamenlijk overeengekomen functie- en kandidatenprofiel, als grondslag voor de opdracht aan Bt.
ARTIKEL 4c. OMSCHRIJVING OVERIGE DIENSTVERLENING EN WIJZIGING DAARVAN
4.4. Bt stelt in overleg met de opdrachtgever de inhoud van de opdracht vast. De beschrijving van overige producten, dienstverlening en advisering wordt vastgelegd in de opdrachtbevestiging en dient als grondslag voor de opdracht aan Bt.
4.5. Uitbreiding van de omvang van de opdracht tijdens de opdrachtvervulling zal leiden tot een verhoging van het honorarium. De verhoging zal naar rato worden berekend ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht. Bij een beperking van de omvang van de opdracht is opdrachtgever gehouden aan vergoeding aan Bt van het volledige honorarium conform de daartoe opgestelde overeenkomst.
ARTIKEL 5. INFORMATIE DOOR OPDRACHTGEVER
Teneinde een opdracht optimaal te kunnen uitvoeren moet Bt kunnen rekenen op de medewerking van het bestuur/directie/management van de organisatie van de opdrachtgever. Ook zal de opdrachtgever alle medewerking verlenen om toegang te krijgen tot alle informatie die voor een goede uitvoering van de opdracht relevant is.
ARTIKEL 6. AANVANG WERKZAAMHEDEN
De werkzaamheden starten nadat een door de opdrachtgever ondertekende opdracht-bevestiging voor de betreffende opdracht aan Bt is geretourneerd. Voor interim opdrachten kan hiervoor, gezien het feit dat er sprake kan zijn van hoge urgentie, ook een e-mail met de beschrijving van de opdracht en de afgesproken voorwaarden als bevestiging van de opdracht gelden.
ARTIKEL 7a. UITVOERING PROCES SEARCH EN INTERIM
7.1. Bt zal één of meer kandidaten voorstellen aan de opdrachtgever, geselecteerd op basis van de in de functieomschrijving vermelde criteria.
7.2. Een kandidaat wordt geacht te zijn geïntroduceerd aan de opdrachtgever op het moment dat Bt een longlist en/of shortlist van kandidaten heeft gepresenteerd aan de opdrachtgever.
7.3. Alle kandidaten die aan de vooraf overeengekomen wensen en eisen voldoen zullen worden voorgelegd aan de opdrachtgever.
7.4. De opdrachtgever heeft keuzevrijheid uit alle kandidaten geïntroduceerd door Bt.
7.5. De opdrachtgever levert de voor Bt benodigde informatie aan om kandidaten te kunnen werven en selecteren.
7.6. De opdracht is succesvol afgerond zodra er overeenstemming is tussen de opdrachtgever en de kandidaat. De opdrachtgever voorziet Bt binnen een week van een kopie van de ondertekende arbeidsovereenkomst of een ander bewijs van de benoeming van de kandidaat. Voor een interim opdracht geldt hiervoor het moment dat de werkzaamheden door de interim manager worden aangevangen.
7.7. Een opdracht wordt eveneens als succesvol afgerond beschouwd als er in een vroegtijdig stadium van het proces overeenstemming wordt bereikt met een kandidaat die door Bt met de opdrachtgever in contact is gebracht.
ARTIKEL 7b. UITVOERING OVERIGE DIENSTVERLENING EN/OF ADVIES
7.8. Bt zorgt voor uitvoering van de opdracht conform de met de opdrachtgever overeengekomen activiteiten en binnen de in de overeenkomst gestelde termijn.
7.9. In geval de opdracht het begeleiden van ‘Teamsessies’ of de uitvoering van een ‘Vlootschouw/HR Due Diligence’ betreffen, zorgt de opdrachtgever voor de formulering van het doel en voor het agendabeheer aan hun zijde.
ARTIKEL 8. GEHEIMHOUDING EN PERSOONSGEGEVENS
8.1. Beide partijen zijn gehouden tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of vanuit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
8.2. Bt betracht ten aanzien van de verwerking van bedrijfs- en persoonsgegevens, van zowel kandidaten als personen behorend bij de organisatie van opdrachtgever, geheimhouding en zorgvuldigheid; een en ander conform de toepasselijke wetgeving en de van toepassing zijnde gedragscode.
8.3. Bt verstrekt geen door de kandidaten of medewerkers en/of personen behorend bij de organisatie verstrekte persoonsgegevens aan de opdrachtgever dan nadat Bt daartoe van de betreffende kandidaten of medewerkers en/of personen toestemming heeft verkregen.
8.4. De opdrachtgever mag persoonsgegevens niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor deze verstrekt zijn. Indien het gegevens betreft in het kader van een selectieproces en dit proces is afgerond en de keuze niet op deze kandidaat is gevallen, dienen deze binnen 4 weken gewist (vernietigd) te worden.
8.5. De opdrachtgever is niet gerechtigd om zonder toestemming van Bt gegevens over kandidaten aan derden door te geven of kandidaten bij derden te introduceren.
ARTIKEL 9. KOSTEN EN FEE
9.1. Van een succesvolle bemiddeling is sprake wanneer zowel door de opdrachtgever als de kandidaat een arbeidsovereenkomst of ander type overeenkomst is getekend dan wel de interim manager start met de opdracht.
9.2. Van een succesvolle afronding van een andere dienstverlenings- of adviesopdracht is sprake wanneer datgene wat in de opdrachtbevestiging is vastgelegd is geleverd.
9.3. De vergoeding voor Bt is exclusief:
- Kosten van het inzetten van testmateriaal en assessments.
- Kosten van advertenties of het gebruik van media.
- Gebruik van locaties, externe inhuur en catering tenzij in de overeenkomst anders is bepaald.
Alle bovengenoemde kosten moeten voorafgaand schriftelijk zijn goedgekeurd door de opdracht-gever. Deze kosten worden apart in rekening gebracht.
9.4. Alle genoemde kosten zijn exclusief BTW.
9.5. Facturen dienen uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst te worden voldaan, waarna de opdrachtgever van rechtswege in verzuim is. Voor de facturen in het kader van interim opdrachten geldt dat deze binnen 7 dagen moeten worden voldaan. Vanaf het moment van verzuim van betaling is de opdrachtgever aansprakelijk om rente over het openstaande bedrag inclusief BTW te betalen, gelijk aan de wettelijke rente, vermeerderd met de incassokosten conform het tarief zoals bepaald door de Nederlandse Orde van Advocaten.
9.6. Bezwaren tegen facturen dienen binnen twee weken (voor interim opdrachten binnen een week) na de factuurdatum schriftelijk bij Bt te zijn ingediend.
ARTIKEL 10a. AANVULLENDE BEPALINGEN SEARCH OPDRACHT
10.1. Indien de opdrachtgever binnen twee jaar een dienstverband of andere contractuele relatie aanbiedt aan een kandidaat die door Bt is geïntroduceerd voor een positie, en die niet is aangenomen op het moment van de oorspronkelijke opdracht, is de opdrachtgever gehouden dit aan Bt te melden en blijft de opdrachtgever aansprakelijk voor betaling van de volledige fee zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
10.2. Indien er bij opdrachtgever in een andere positie dan waarvoor Bt een opdracht heeft gekregen, een door Bt geïntroduceerde kandidaat wordt aangesteld, is de opdrachtgever gehouden een honorarium aan Bt te betalen gelijk aan 75% van het honorarium zoals dat voor de search opdracht staat vermeld in de opdrachtbevestiging. Dit honorarium is verschuldigd bij aanstelling van een kandidaat tot 18 maanden nadat de kandidaat door Bt is geïntroduceerd bij de opdrachtgever.
10.3. Bepalend voor onder lid 10.1. en 10.2. genoemde bepalingen is de datum van contractondertekening en niet de ingangsdatum van de dienstbetrekking. Onder introductie wordt verstaan het voeren van een kennismakingsgesprek tussen de betreffende kandidaat en de opdrachtgever.
ARTIKEL 10b. AANVULLENDE BEPALINGEN INTERIM OPDRACHT
10.4. Indien de opdrachtgever binnen twee jaar een dienstverband of andere contractuele relatie aanbiedt aan een kandidaat die door Bt is geïntroduceerd voor een interim opdracht, en die niet is aangenomen op het moment van de oorspronkelijke opdracht, is de opdrachtgever gehouden dit aan Bt te melden en is de opdrachtgever aansprakelijk voor betaling van de volledige fee zoals die van toepassing is voor een search opdracht.
10.5. Indien er bij opdrachtgever in een andere positie dan waarvoor Bt een interim opdracht heeft gekregen, een door Bt geïntroduceerde kandidaat wordt aangesteld, is de opdrachtgever gehouden een honorarium aan Bt te betalen gelijk aan 75% van het honorarium zoals van toepassing voor een search opdracht. Dit honorarium is verschuldigd bij aanstelling van een kandidaat tot 18 maanden nadat de kandidaat door Bt is geïntroduceerd bij de opdrachtgever.
10.6. Bepalend voor onder lid 10.4. en 10.5. genoemde bepalingen is de datum van contractondertekening en niet de ingangsdatum van de dienstbetrekking. Onder introductie wordt verstaan het voeren van een kennismakingsgesprek tussen de betreffende kandidaat en de opdrachtgever.
10.7. Voor interim opdrachten geldt dat indien tijdens de looptijd van een opdracht en gedurende 18 maanden na de startdatum van de opdracht een dienstverband dan wel enige andere contractuele relatie met de interim manager wordt aangegaan, de opdrachtgever de volgende vergoeding aan Bt verschuldigd is:
- Eerste 6 maanden gerekend vanaf startdatum van de interim opdracht: volledige reguliere fee die van toepassing is voor een search opdracht, t.w.: € 42.500,- (of € 25.000,- voor een functie tot € 100.000,-).
- Vanaf de 7e maand tot en met de 12e maand gerekend vanaf startdatum van de interim opdracht: 60% van de reguliere fee.
- Vanaf de 13e maand tot en met de 18e maand gerekend vanaf startdatum van de interim opdracht: 30% van de reguliere fee.
ARTIKEL 11. INTREKKING OPDRACHT EN ANNULERINGSREGELING
11.1. Search opdrachten en overige dienstverleningsopdrachten kunnen te allen tijde door de opdrachtgever worden onderbroken en/of geannuleerd. Indien de opdrachtonderbreking langer duurt dan 30 dagen wordt de opdracht als geannuleerd beschouwd.
11.2. Bij annulering van een search opdracht is de opdrachtgever naast het eventueel al gefactureerde honorarium, annuleringskosten ter hoogte van 50% van het eerstvolgende, nog niet gefactureerde, honorariumdeel verschuldigd. Ingeval van hernieuwde activiteiten op de betreffende vacature na 30 dagen zal een nieuw honorarium worden vastgesteld.
11.3. Indien Bt de totale markt voor een search opdracht in kaart heeft gebracht en benaderd en er blijkt geen geschikte kandidaat te zijn en opdrachtgever wil het zoekgebied om welke reden dan ook niet vergroten, terwijl dit naar de inschatting van Bt wél een of meerdere kandidaten kan opleveren, behoudt Bt, na overleg met opdrachtgever, het recht om de opdracht als geannuleerd te beschouwen in de zin van artikel 11.2. In dat geval zullen naast het eventueel al gefactureerde honorarium, annuleringskosten ter hoogte van 50% van het eerstvolgende honorariumdeel verschuldigd zijn.
11.4. In gevallen als fusie, reorganisatie of andere onvoorziene omstandigheden die het onderhavige profiel, de invulling van de positie of andere vormen van samenwerking tussen Bt en de opdrachtgever beïnvloeden, behoudt Bt het recht om de opdracht onder dezelfde voorwaarden als voornoemd te beëindigen. Daarvan dient Bt binnen 10 werkdagen schriftelijk kennis te geven aan opdrachtgever.
11.5. Voor overige dienstverleningsopdrachten kan tot 10 werkdagen voor aanvang van de geplande uitvoering van de opdracht of sessie kosteloos worden geannuleerd. Daarna zal Bt annuleringskosten in rekening te brengen ter hoogte van:
- 50% van de afgesproken fee bij annulering tot 5 werkdagen voor aanvang.
- 75% van de afgesproken fee bij annulering tussen 5 tot 2 werkdagen voor aanvang.
- 100% van de afgesproken fee bij annulering een werkdag voorafgaande of op de afgesproken dag.
ARTIKEL 12. GARANTIE EN AANSPRAKELIJKHEID
12.1. In het geval dat het dienstverband tussen de kandidaat en de opdrachtgever wordt beëindigd binnen 12 maanden, zal Bt kosteloos de opdracht hervatten onder de voorwaarde dat:
- de opdrachtgever Bt schriftelijk op de hoogte stelt, binnen een week na het vertrek van de kandidaat;
- een beëindiging niet het gevolg is van veranderingen in of het niet nakomen van de arbeidsovereenkomst;
- de beëindiging van de arbeidsovereenkomst niet is te wijten aan inkrimping, een reorganisatie, fusie of overname;
- de cliënt alle Bt facturen heeft betaald;
- aan alle voorwaarden en bepalingen, zoals vermeld in de overeenkomst, is voldaan.
12.2. Bt zal zich inspannen de diensten naar beste inzicht en vermogen overeenkomstig de vereisten van goed vakmanschap en met de nodige zorgvuldigheid uit te voeren.
12.3 Bt is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, als gevolg van door opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie en gegevens.
12.4. Bt is niet aansprakelijk voor verricht werk in relatie tot de overeenkomst. Als Bt door de wet aansprakelijk wordt gesteld voor enigerlei schade, dan is de aansprakelijkheid van Bt beperkt tot maximaal de factuurwaarde van de opdracht, althans tot dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
ANDERE VOORWAARDEN
Op de overeenkomst tussen Bt en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.